Управление документами
Функция внутреннего электронного документооборота Indeed CM ЭДО позволяет пользователям, администраторам и операторам обмениваться документами для получения сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – сертификат подписи) и нормативными документами СКЗИ.
Возможности администраторов
- добавлять, редактировать и удалять документы
- проверять документы пользователей
- настраивать тип электронной подписи документов (CMS, CAdES-BES, CAdES-T, CAdES-X Long Type 1, CAdES-A)
- подписывать документы электронной подписью
- удостоверять наличие оригинала документа
Управление документами доступно в карточке пользователя и в репозитории документов в разделе Документы.
Возможности пользователей
- добавлять, редактировать и удалять документы
- скачивать документы
- подписывать документы электронной подписью
Предварительные настройки
Чтобы настроить управление документами:
- Откройте Мастер настройки.
- Перейдите в раздел Общие функции.
- Включите опцию Внутренний документооборот.
- Откройте Консоль управления.
- Перейдите в раздел Конфигурация→Роли.
- Предоставьте членам роли привилегии для управления документами.
Список привилегий
- просмотр репозитория документов
- добавление документа
- изменение документа
- удаление документа
- одобрение документа
Чтобы управлять нормативными документами СКЗИ, убедитесь, что в Мастере настройки Indeed CM в разделе Функции системы→Журнал учета СКЗИ включена опция Вести журнал учета СКЗИ. Подробнее о настройке учета СКЗИ
Чтобы разрешить пользователям удалять документы в Сервисе самообслуживания:
- Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
- Перейдите в раздел Поведение→Разрешения пользователя→Действия с документами.
- Включите опцию Удалять.
- Нажмите Сохранить.
Проверка документов пользователей
Администратор может проверить документы пользователей, чтобы избежать ошибок в работе со следующими документами:
- документы для получения сертификата
- нормативные документы СКЗИ
Пользователи загружают и подписывают документы в Сервисе самообслуживания. Документы доступны в карточке пользователя, где администратор проверяет документы – одобряет или отклоняет их.
Если в политике использования устройств настроена автоматическая рассылка уведомлений по электронной почте, администратор получает уведомление, когда пользователи загружают документы. К уведомлению прикреплен документ в формате PDF.
Документы для получения сертификата
Администратор может дополнительно приостановить выпуск и обновление устройств пользователей. В этом случае документы проверяет не только удостоверяющий центр (УЦ), но и администратор или оператор Indeed CM.
Пользователи могут продолжить выпуск или обновление устройств только после того, как предоставят на проверку администратору пакет необходимых документов – запрос на сертификат, форму сертификата или оба документа.
Устройство переходит в состояние В ожидании. Это означает, что запрос на выпуск или обновление устройства перешел в стадию рассмотрения.
Настройка проверки
Чтобы настроить дополнительную проверку документов сертификата, подготовьте шаблоны документов:
- Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
- Перейдите в раздел Удостоверяющие центры→Шаблоны используемого УЦ.
- Выберите нужный шаблон и нажмите
. - Настройте опции проверки документов сертификата в зависимости от планируемого сценария работы:
| Автоматически одобрять запрос на сертификат | Убедитесь, что опция выключена, чтобы администратор проверял запрос на выпуск сертификата перед отправкой запроса в УЦ. |
| Автоматически одобрять подписанный запрос на обновление сертификата | Убедитесь, что опция выключена, чтобы администратор проверял запрос на обновление сертификата перед отправкой запроса в УЦ. |
| Требовать подписанный документ сертификата перед продолжением выпуска/обновления устройства | Включите опцию, чтобы пользователь мог записать сертификат на устройство только после того, как предоставит администратору подписанную форму сертификата. После одобрения запроса в УЦ форма сертификата доступна пользователю в Сервисе самообслуживания. Пользователь может скачать и подписать форму сертификата и предоставить ее на проверку. |
Процесс проверки
Чтобы проверить документ сертификата:
- Перейдите в раздел Пользователи и выполните поиск пользователя.
- Нажмите на логин и перейдите в карточку пользователя. Загруженный документ появится в разделе Документы.
- Скачайте
и проверьте документ. - Нажмите
. - В окне одобрения документа установите связь между загруженным документом, шаблоном сертификата и устройством:
- В раскрывающемся списке Сертификат выберите шаблон, по которому выпускается сертификат.
- В раскрывающемся списке Устройство выберите устройство, на которое записывается сертификат.
- Нажмите Одобрить.
Если пользователь сформировал документ по шаблону на вкладке Содержимое устройства, то связь между документом, шаблоном сертификата и устройством устанавливается автоматически. В этом случае одобрять документ не нужно.
Если на устройство одновременно записываются несколько сертификатов, устройство можно выпустить, когда оба запроса на сертификат одобрены в УЦ.
Если один из сертификатов был одобрен автоматически и имеет статус Действительный, он будет записан на устройство вместе со вторым сертификатом.
Нормативные документы СКЗИ
Чтобы проверить нормативный документ СКЗИ:
- Перейдите в раздел Пользователи и выполните поиск пользователя.
- Нажмите на логин и перейдите в карточку пользователя. Загруженный документ появится в разделе Документы.
- Скачайте и проверьте документ.
- Нажмите .
- В окне одобрения документа выберите экземпляр СКЗИ, к которому относится документ.
- Нажмите Одобрить.
Если пользователь сформировал документ по шаблону, то связь между документом и экземпляром СКЗИ устанавливается автоматически. В этом случае одобрять документ не нужно.
Выбор типа подписи
В Indeed CM поддерживаются следующие типы электронной подписи:
- CMS
- CAdES-BES
- CAdES-T
- CAdES-X Long Type 1
- CAdES-A
Выбор типа подписи зависит от сертификата подписи:
- CMS поддерживается для сертификатов, выпущенных в любом поддерживаемом УЦ и записанных на любые поддерживаемые устройства.
- CAdES поддерживается только для сертификатов, выпущенных в КриптоПро УЦ 2.0 и записанных на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).
При подписи документов в Консоли управления администратор может выбрать, какой тип подписи использовать.
При подписи документов в Сервисе самообслуживания выбор типа подписи недоступен. Разрешенный тип подписи настраивает администратор в политике использования устройств.
Настройка окружения для CAdES
Чтобы использовать усовершенствованную электронную подпись CAdES, настройте окружение на клиентских рабочих станциях:
- КриптоПро CSP с компонентами КриптоПро TSP Client и КриптоПро OCSP Client
- КриптоПро ЭЦП Browser plug-in
- Indeed CM Middleware для нужной модели устройства
Убедитесь, что на рабочих станциях для подписи документов настроены политики КриптоПро TSP Client и КриптоПро OSCP Client. Подробнее о настройке политик на сайте КриптоПро
Настройка типа подписи в политике
Администратор может определить, какой тип электронной подписи разрешено использовать различным группам пользователей. Чтобы настроить разрешенный тип подписи:
- Откройте раздел Конфигурация и перейдите в настройки политики использования устройств.
- Перейдите в раздел Поведение→Разрешения пользователя→Действия с документами.
- Выберите значение в выпадающем списке Использовать тип подписи.
- Нажмите Сохранить.
Если администратор определил один из типов подписи стандарта CAdES в качестве разрешенного, то пользователи могут подписывать документы только сертификатом КриптоПро УЦ 2.0, записанным на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).
Добавление и подпись
В Консоли управления администратор может добавлять документы для получения сертификата и нормативные документы СКЗИ и подписывать их электронной подписью.
Чтобы подписывать документы электронной подписью, убедитесь, что выполнены следующие требования:
- есть устройство, которое содержит сертификат подписи.
- сертификат подписи имеет любой статус, кроме Отозван, Истек, Ключ истек и Ошибка.
- поле Улучшенный ключ сертификата содержит значения Защита электронной почты (Secure Email, OID 1.3.6.1.5.5.7.3.4) и Подписание кода (codeSigning, OID 1.3.6.1.5.5.7.3.3) согласно требованиям к электронной подписи (RFC 5280).
Чтобы добавить и подписать документ:
- В карточке пользователя в разделе Документы нажмите Добавить документ.
- Выберите тип документа и загрузите файл.
- Заполните поле Описание (необязательно).
- Нажмите Подписать документ.
- Подключите устройство с сертификатом подписи к рабочей станции и выберите его в выпадающем списке Устройство.
- В выпадающем списке Сертификат выберите подходящий сертификат.
- В выпадающем списке Тип подписи выберите тип электронной подписи.
Чтобы создать подпись по стандарту CAdES, убедитесь, что сертификат подписи выпущен в КриптоПро УЦ 2.0 и записан на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART). - Введите PIN-код пользователя.
- Нажмите Добавить.
Нормативные документы СКЗИ можно подписать не только при добавлении в Indeed CM, но и при печати СКЗИ. Чтобы подписать нормативный документ СКЗИ:
Найдите экземпляр СКЗИ, для которого формируется документ: перейдите в карточку пользователя в раздел Назначенные СКЗИ или перейдите в раздел СКЗИ и выполните поиск СКЗИ.
Нажмите
напротив экземпляра СКЗИ, для которого формируется документ.Выберите вид нормативного документа или шаблон печати.
Условие доступности
Выпадающий список Вид нормативного документа отображается, если в разделе Конфигурация→СКЗИ→Нормативные документы администратор настроил шаблон печати для данного объекта СКЗИ в текущем состоянии.
Выпадающий список Шаблон печати отображается, если администратор не настроил шаблон печати для данного объекта СКЗИ в текущем состоянии. Выберите любой из шаблонов, загруженных для данного объекта СКЗИ в разделе Конфигурация→Шаблоны печати.
Нажмите Распечатать документ. Откроется файл документа.
cautionЕсли экземпляр СКЗИ, для которого сформирован документ, не назначен на пользователя, то документ нельзя подписать.
Нажмите Подписать документ. Чтобы скачать и распечатать документ без подписи, нажмите Сохранить документ.
Подключите устройство с сертификатом подписи к рабочей станции и выберите его в выпадающем списке Устройство.
В окне подписи в выпадающем списке Сертификат выберите подходящий сертификат подписи.
В выпадающем списке Тип подписи выберите, какой тип электронной подписи используется для подписания документа.
Чтобы создать подпись по стандарту CAdES, убедитесь, что сертификат подписи выпущен в КриптоПро УЦ 2.0 и записан на устройство с поддержкой ГОСТ-криптографии (Рутокен, JaCarta, ESMART).Введите PIN-код пользователя.
Нажмите Подписать.
Подписанные документы автоматически появятся в списке Документы в карточке пользователя. Чтобы скачать файл подписи, нажмите 
.
Отметка о получении оригинала
Вы можете отметить наличие оригинала документа, если пользователь его предоставил.
Чтобы отметить наличие оригинала при добавлении нового документа:
- Нажмите Добавить документ.
- Выберите тип документа.
- Загрузите файл и введите описание.
- Включите опцию Оригинал получен.
Чтобы отметить наличие оригинала при редактировании добавленного документа:
- Нажмите напротив нужного документа.
- Включите опцию Оригинал получен.